Kişisel Verileri Koruma Kanunu

İÇİNDEKİLER

BÖLÜM 1 AMAÇ, KAPSAM, TANIMLAR VE DAYANAK

BÖLÜM 2 GENEL ESASLAR

  1. BÖLÜM: GENEL BİLGİLENDİRME VE TEMEL İLKELER
  2. BÜLÜM: VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER

III. BÖLÜM: GÜVENLİK KAMERASI KULLANILMASI İLE KAYIT ALTINA ALINAN GÖRÜNTÜ KAYITLARININ İŞLENMESİ

  1. BÖLÜM: ŞİRKET BİNA, İŞLETMELERİ GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN MİSAFİR GİRİŞ ÇIKIŞLARININ TAKİBİ
  2. BÖLÜM: ŞİRKET BİNA ve İŞLETMELERİNDEKİ ZİYARETÇİLERE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI
  3. BÖLÜM:YÜRÜRLÜK VE UYGULAMA

BÖLÜM 3 ROL VE SORUMLULUKLAR

BÖLÜM 4 YÜRÜTME

BÖLÜM 5 EKLER

BÖLÜM 1.AMAÇ, KAPSAM, TANIMLAR VE DAYANAK

Amaç

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. KVKK, kişisel verileri işlenen gerçek kişilerin Anayasa tarafından da korunan özel hayatın gizliliği de dahil olmak üzere gerçek kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerini belirlemek için düzenlenmektedir.

“Oftaş Otomotiv”  (“Şirket”) için müşterilerinin, potansiyel müşterilerinin, çalışanlarının, çalışan adaylarının, işbirliği içinde olduğu kurumların ve çalışanlarının, paydaşlarının, iş ortaklarının, hissedarlarının ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin gizliliği ve güvenliği büyük önem taşımaktadır. Oftaş Otomotiv, sürdürülmekte olan çalışmalarla, KVKK’na uyum için gerekliliklerin lâyıkıyla yerine getirilmesini ve uluslararası standartlarda bir veri koruma ve işleme yönetmeliği oluşturulmasını hedeflemektedir. İşbu yönetmeliğin temel amacı, yukarıda sayılan kişiler başta olmak üzere, kişisel verileri Oftaş Otomotiv tarafından işlenen kişileri bilgilendirerek şeffaflığı sağlamaktır.

Kapsam

Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) ile ŞİRKET tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde benimsenen ve uygulamada dikkate alınan ilkeler ortaya konulmaktadır. Politika’da ayrıca, ŞİRKETİN kişisel verileri hangi amaçlarla işledikleri, kişisel veri toplama yöntemi, bunun hukuki amacı, verilerin kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği ve ilgililerin haklarına ilişkin bilgi verilmektedir.

KVKK kapsamında, ŞİRKET, “veri sorumlusu” olup, işbu Politika’daki bilgi ve ilkeler ŞİRKET için geçerlidir. ŞİRKET, bu Yönetmeliği, 7 Ekim 2016 tarihinden itibaren geçerli olacak şekilde, onaylayarak kabul etmiştir. Politika, www.oftasotomotiv.com internet sitesinde yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

Tanımlar

Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan, veri işleme amacıyla sınırlı olarak verilen rızadır.

Anonim Hale Getirme : Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel Veri Sahibi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteriler, tedarikçiler, ziyaretçiler, çalışanlar ve çalışan adaylarıdır.

Kişisel Veri : Gerçek bir kişinin kimliğini belirleyen veya kimliğini belirlenebilir kılan her türlü bilgidir. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi ve yeri, sosyal güvenlik numarası, görüntüleri, kredi kartı numarası, banka hesap numarası vb.

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Öğrenildiği takdirde Kişisel Veri Sahibi’nin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikte bilgilerdir. (Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.)

Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.

Veri ihlalleri: Kişisel verilerin kanuna aykırı şekilde ele geçirilmesi, toplanması, değiştirilmesi, kopyalanması, dağıtılması veya kullanılmasına dair haklı şüphelerin olduğu olaylardır.

Dayanak

Bu Politika ŞİRKET tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesi amacıyla KVKK ve ilgili mevzuata dayanılarak oluşturulmuştur.

BÖLÜM 2. GENEL ESASLAR

  1. BÖLÜM: GENEL BİLGİLENDİRME VE TEMEL İLKELER

ŞİRKET, kişisel verileri, mevzuat tarafından öngörülen sınırlar dâhilinde, aşağıdaki şekilde işlemektedir.

1.1. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi:

İşlenen kişisel veriler, ŞİRKETİN ürün ve hizmetlerinin türü ve niteliğine göre değişebilmektedir. Kişisel veriler otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, fabrika içi, ofisler, çağrı merkezi, internet sitesi, sosyal medya mecraları, iş ilişkisi içerisinde olduğu kurumlar, paydaşlar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilmektedir.

ŞİRKETE ait ürün ve hizmetlerden yararlanıldığı veya ŞİRKET üretim faaliyetlerine devam ettiği müddetçe  kişisel veriler işlenebilecek ve verilerin doğruluğu ve güncelliğini sağlamak amacıyla gerektiğinde güncellenebilecektir. Ayrıca, ürün ve hizmetlerden yararlanmak amacıyla, şirketin ofis binaları, fabrikaları fiziken ziyaret edildiğinde veya çağrı merkezleri kullanıldığında, internet sayfaları ve/veya sair sosyal ve dijital mecraları ziyaret edildiğinde veya ŞİRKETİN düzenlediği etkinlik, seminer, organizasyon, eğitim gibi faaliyetlere katılındığında da kişisel veriler işlenebilecektir.

1.2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Usul:

Kişisel verilerin toplanması ve işlenmesi, ŞİRKETİN ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi, uygulanması ve insan kaynakları politikalarının yürütülmesi amaçlarıyla ve Kişisel Verilerin elde edilmesi esnasında bildirilecek diğer sair amaçlarla, KVKK Madde 5 ve Madde 6’da belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde ve aşağıda belirtilen amaçlar dahilinde gerçekleştirilecektir :

(i) Müşteri ve iş ortakları verisi;

  • Sözleşmesel ilişki için veri işleme; Müşteriye (müşteri ve potansiyel müşteriler) veya iş 
ortağına (iş ortağının tüzel kişi olması halinde iş ortağı yetkilisine) ait Kişisel Veri ayrıca onay alınmadan bir sözleşmenin kurulması, uygulanması ve sonlandırılması için iş Sözleşme öncesinde ve sözleşmeye başlama aşamasında kişisel veriler; teklif hazırlamak, satın alma formu hazırlamak ya da Kişisel Veri Sahibinin sözleşmenin uygulanmasıyla ilgili taleplerini karşılamak amacıyla işlenebilir.
  • Şirketin hukuki yükümlülüğü veya kanunda açıkça öngörülmesi sebebiyle yapılan veri işlemeleri; Kişisel veriler, işlemenin ilgili mevzuatta açıkça belirtilmesi veya mevzuatla belirlenen bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla ayrıca onay alınmadan işlenebilir. Veri işlemlerinin tür ve kapsamı, yasal olarak izin verilen veri işleme faaliyeti için gerekli olmalı ve ilgili yasal hükümlere uygun olmalıdır.
  • Şirketin meşru menfaatine uygun olarak veri işlenmesi; Kişisel veriler, Şirketin meşru bir menfaati için gerekli olduğunda da ayrıca onay alınmadan işlenebilir. Meşru menfaatler genellikle yasal (örn. alacakların tahsil edilmesi) ya da ekonomik (örn. sözleşme ihlallerinden kaçınma) menfaatlerdir.
  • Kullanıcı bilgileri ve internet; Web sitelerinde veya uygulamalarda kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve kullanılması durumunda ilgili kişiler gizlilik bildirimi bilgilendirilmelidir.
  • (ii) Personel bilgileri;
  • İş ilişkisi için Kişisel Verilerin işlenmesi; İş ilişkilerinde Kişisel Veriler, iş sözleşmesinin kurulması, uygulanması ve sonlandırılması için gerekli olması halinde ayrıca onay alınmadan işlenmektedir. İş ilişkisi başlatılırken adayların Kişisel Verileri işlenmektedir. Eğer aday reddedilirse, adaya ait bilgiler aday daha sonraki bir seçim aşaması için uygun veri saklama süresi kadar muhafaza edilmekte bu sürenin sonunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
  • Kanunda açıkça öngörülmesi veya Şirketin hukuki yükümlülüğü sebebiyle yapılan veri işlemeleri; Çalışana ait Kişisel Veriler, işlemenin ilgili mevzuatta açıkça belirtilmesi veya mevzuatla belirlenen bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla ayrıca onay alınmadan işlenebilir.
  • Meşru menfaate uygun olarak verilerin işlenmesi; Çalışana ait Kişisel Veriler, Şirketin meşru bir menfaatinin gerektiğinde de ayrıca onay alınmadan işlenebilmektedir. (örn. yasal hakların dosyalanması, uygulanması ya da savunulması ya da şirketin değerlendirilmesi) Çalışanların menfaatlerinin korunması gerektiği kişisel durumlarda kişisel veriler meşru menfaat amaçları için işleme alınmamaktadır. Veriler işlenmeden önce koruma gerektiren menfaatlerin olup olmadığı belirlenmektedir. Çalışanlara ait verilerin Şirketin meşru menfaatine dayanarak işlendiğinde, işlemenin ölçülü olup olmadığı incelenmektedir. Şirketin bu kontrol önlemini almasındaki meşru menfaatinin ilgili çalışanın korunması gereken bir hakkını ihlal etmediği kontrol edilmekte olup ve sadece ölçülü olması halinde uygulanmaktadır.
  • Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla işlenen veriler; Eğer Kişisel Veri iş ilişkisinin bir parçası olarak münhasıran otomatik sitemler vasıtasıyla işleniyor ise (örn. personel seçiminin bir parçası veya yetenek profillerinin değerlendirilmesi olarak), Çalışan kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme hakkına sahiptir.

Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı ise, aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi, bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir.

  1. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır. Veri, sahibinin açık rızası kapsamında ve açık rızada belirtilen amaçlarla işlenir. Kural olarak, aşağıdaki diğer şartların varlığı halinde veri sahibinin ayrıca açık rızasının alınmasına gerek bulunmamaktadır.

  1. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Kanunda açıkça öngörülmesi halinde, veri sahibinin kişisel verileri, hukuka uygun olarak işlenir. Kanunlarda veri işlemeye izin verilen hallerde, ilgili kanunda yer alan sebep ve veri kategorileri ile sınırlı olarak veri işlenir.

  1. Fiili İmkansızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

  1. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde (sözleşmenin kurulması veya ifasına dayalı olarak verisi işlenecek kişinin sözleşmenin taraflarından birisi olması koşuluyla) kişisel veriler işlenebilir.

  1. Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirmesi, ŞİRKETİN hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için veri işlemenin zorunlu olması halinde, veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
  2. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi, Veri sahibinin kişisel verisinin, kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde, alenileştirme amacı ile sınırlı olarak, ilgili kişisel veriler işlenebilir.
  3. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
  4. Meşru Menfaatler Nedeniyle Veri İşlemenin Zorunlu Olması, Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla ŞİRKETİN meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

İşlenen verilerin KVKK’nda tanımlandığı şekilde Özel Nitelikli Kişisel Veri olması halinde; Kişisel Veri Sahibinin açık rızası olması halinde işlenebilir; açık rızası da yok ise, kişisel veri ancak KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla, aşağıdaki durumlarda işlenebilir:

(i) Kişisel Veri Sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,

(ii) Kişisel Veri Sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilir.

1.3. Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi

ŞİRKET, kişisel verilerin korunması ve işlenmesiyle ilgili olarak mevzuatta yer verilen genel ilkeler ile şartları karşılar ve kişisel verilerin Anayasa’ya ve KVKK’na uygun olarak işlenmesini sağlamak amacıyla aşağıda sıralanan ilkelere uygun hareket eder.

1.3.1. Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinin Hukuka Ve Dürüstlük Kuralına Uygun Olması

ŞİRKET, KVKK’nun 4. maddesi uyarınca kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işler, veri sahiplerine karşı “şeffaflık” ilkesini benimser ve kişisel veri sahiplerine kendi bilgilerinin kullanımı hakkında bilgilendirmede bulunur. Bilgilendirmede, açıklık ve dürüstlük esas alınır, toplanan kişisel verilerin işlenme ve kullanım amacı hakkında net bilgi verilir ve veriler bu çerçevede işlenir. Kişisel verinin, herhangi bir hukuki gerekçe olmaksızın, veri sahibi üzerinde olumsuz etkiye sebebiyet verecek şekilde kullanımından kaçınılır.

1.3.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasının Sağlanması

ŞİRKET, işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlar. Bu sebeple kişisel verilerin doğru ve güncel tutulması açısından meydana gelen değişiklikler info@oftasotomotiv.com adresine bildirilmelidir). Şu kadar ki, personel verileri Şirket içinde kullanılan yazılım üzerinden güncellenecektir.

1.3.3. Kişisel Verilerin Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşlenmesi

ŞİRKET, kişisel verileri meşru ve hukuka uygun sebeplerle toplar ve işler. ŞİRKET, kişisel verileri, yürütmekte oldukları faaliyetlerle bağlantılı olarak, makul çerçevede ve gerekli olduğu ölçüde işler.

1.3.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

ŞİRKET, işleme amacı ile ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verileri işlemekten kaçınır. Bu çerçevede, veri işleme faaliyetinin en aza indirilmesi esastır.

1.3.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme ŞİRKET, Türk Ceza Kanunu Madde 138 ve KVKK Madde 4 ve Madde 7’ye uygun olarak, işledikleri kişisel verileri, yalnızca ilgili mevzuat ve kanunlarda öngörülen veya mevzuatta bir süre öngörülmemiş ise kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza ederler.

Bu kapsamda öncelikle, işlemeye konu kişisel verilerin saklanması için ilgili mevzuatta belirli bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilir. Yasal bir süre belirlenmişse, bu süreye uygun davranılır. Yasal süre belirlenmemişse, işleme amacının gerçekleşmesi için gerekli olan süre belirlenir ve kişisel veriler bu süreyle sınırlı olarak saklanır. Süre bittiğinde, verilerin daha uzun süre saklanmasını gerektiren hukuki bir sebep yoksa ŞİRKET tarafından re’sen yahut ekte bulunan veri sahibi başvuru formu aracılığıyla ve kullanılabilecek farklı teknikler ile veri sahiplerinin talebi üzerine veriler silinecek, yok edilecek yahut anonimleştirilecektir. Kişisel verilerin söz konusu yöntemler vasıtasıyla silinmesi durumunda, bu veriler tekrar hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri getirilemeyecek şekilde imha edilecektir. Ancak veri sorumlusunun meşru menfaatinin olduğu durumlarda, işlenme amacının ve ilgili kanunlarda belirtilen sürelerin de sona ermesine rağmen veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla kişisel veriler, Borçlar Kanunu’nda düzenlenen genel zamanaşımı süresinin (on yıl) sona ermesine kadar saklanabilecektir. Bahsi geçen zamanaşımı süresinin sona ermesinin ardından kişisel veriler, yukarıda belirtilen prosedüre göre silinecek, yok edilecek yahut anonim hale getirilecektir.

1.3.6. Kişisel Verilerin Gizliliği ve Veri Güvenliği

Kişisel veriler gizliliğe tabidir. Yetkisiz erişimi, yasal olmayan işlemleri, paylaşımı, yanlışlıkla kaybolmayı, değiştirilmeyi veya tahrip edilmeyi engellemek için uygun organizasyonel ve teknik tedbirlerle korunmalı ve kişisel seviyede gizli tutulmalıdır.

1.4. Kişisel Verilerin Güvenliği

ŞİRKET, KVKK Madde 12’ye uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, bu verilere hukuka aykırı erişimleri engellemek, bunların muhafazasını sağlamak amacıyla uygun gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta ve kişisel verilerin üçüncü kişilerce hukuka aykırı olarak işlenmesine engel olmaktadır.

1.5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, işbu Politika’da belirtilen amaçların yerine getirilmesine yönelik olarak, İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak ŞİRKETİN iş ortaklarına, hissedarlarına, kanunen yetkili kamu kurumları ve kuruluşlarına, kanunen yetkili özel hukuk kişilerine, ŞİRKETİN tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak ŞİRKET tedarikçilerine, hizmet alınan kişilere veya diğer üçüncü kişilere ve/veya yurtdışına, KVKK Madde 8 ve Madde 9’da belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde gerekli güvenlik önlemleri alınarak aktarılabilecektir.

1.5.1. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

ŞİRKET tarafından kişisel veriler; KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılmaktadır. ŞİRKET, bu doğrultuda KVKK’nun 9. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

1.6. Kişisel Veri Sahibinin KVKK Madde 11’de Sayılan Hakları

KVKK Madde 11 uyarınca:

  1. a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

  1. d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
  2. e) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  3. f) KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  4. g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  5. h) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

1.7. Veri Sorumlusuna Başvuru

Kişisel Veri Sahipleri, KVKK’nun uygulanmasıyla ve ilgili KVKK madde 11 kapsamındaki yukarıda sayılan taleplerini işbu Politika’nın ekinde bulunan veri sahibi başvuru formunun ıslak imzalı bir nüshasını ŞİRKET iletişim adresine, posta, e-posta yahut iadeli taahhütlü mektup vasıtasıyla veya Kişisel Verileri Koruma Kurulunun belirleyeceği diğer yöntemlerle iletmelidir. Formun doldurulması yahut ŞİRKETE gönderilmesi hakkında detaylı bilgiler, ekte bulunan başvuru formunda yer almaktadır.

ŞİRKET, talepleri en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırır. Değerlendirme sonucu yazılı olarak veya elektronik ortamda ilgiliye bildirilir ve talebin kabulü halinde KVKK’na uygun şekilde gereği yapılır.

Kişisel Veri Sahiplerinin başvurularının reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde ilgili kişi cevabı öğrendiği tarihten itibaren 60 gün içinde Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’na KVKK madde 14 uyarınca şikayette bulunabilir.

1.8. İstisnalar

Aşağıda sayılan KVKK kapsamı dışında tutulan haller için Kişisel Veri Sahibi bu konularda yukarıda sayılan haklarını ileri süremezler ve bu nedenle ŞİRKET bu kapsamda iletilen talepleri yerine getirme yükümlülüğü altında değildir:

  • Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

KVKK gereğince aşağıdaki hallerde Kişisel Veri Sahibi zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç diğer haklarını aşağıda belirtilen durumlarda ileri süremezler:

  • Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi. » Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması. Paylaşılan bilgilerin/verilerin doğru olması ve güncel bir şekilde muhafaza edilmesi, KVKK anlamında veri üzerinde sahip olunan hakların kullanabilmesi ve ilgili diğer mevzuat açısından önemli olup, yanlış bilgi verilmesinden doğacak sorumluluklar tamamen Kişisel Veri Sahibi’ne aittir.
  1. BÜLÜM: VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER
    • ŞİRKET kişisel verilerin korunması için gerekli olan uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. KVKK’nun 12(1). maddesinde öngörülen tedbirler şunlardır:
    • Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
    • Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
    • Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak.
    • ŞİRKETİN bu kapsamda aldığı önlemler aşağıda sayılmıştır:
    • İdari Tedbirler:
    • ŞİRKET, kendi kurum veya kuruluşunda, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır.
    • İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, ŞİRKET bu durumu en kısa süredeilgilisine ve Kurula bildirir.
    • Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, ŞİRKET, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile çerçeve sözleşme imzalar yahut sözleşmelere ekleyeceği hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
    • ŞİRKET, kişisel verilerin korunması, işlenmesi, hukuka aykırı erişimin engellenmesi, güvenli ortamda saklanması hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline bu hususlarda gerekli KVK eğitimlerini verir.
    • ŞİRKET, gerekli gördüğü hallerde, kendisi tarafından veya üçüncü kişilerce, uhdesinde olan gizli bilgilerin KVKK’na uygun şekilde korunup korunmadığını denetler.
    • Teknik Tedbirler:
    • ŞİRKET, veri güvenliğini sağlamak amacıyla bilgili ve deneyimli kişiler istihdam eder ve personeline gerekli KVK eğitimlerini verir.
    • Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.
    • Kurulan sistemler kapsamında risk analizi, veri sınıflandırması, bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.
    • Kişisel verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek ve/veya gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.
    • Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişimi yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.
    • Kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınır, periyodik olarak güncellenir ve yenilenir.
    • Kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılır ve hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılır.

III. BÖLÜM: GÜVENLİK KAMERASI KULLANILMASI İLE KAYIT ALTINA ALINAN GÖRÜNTÜ KAYITLARININ İŞLENMESİ

ŞİRKET tarafından, tesis ve işletmelerinin genel ve ticari güvenliğinin temin edilebilmesi amacıyla, KVKK’nda öngörülen ve işbu Politika’da yer verilen temel ilkelere uygun olarak ziyaretçilerin, çalışanların ve diğer ilgili kişilerin güvenlik kamerası ile görüntü kaydı alınmakta ve bu kayıtlar işlenme amaçlarına uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmaktadır. Görüntü kaydı alınan yerlerde, veri sahiplerinin bilgilendirilmesi amacıyla, görüntü kaydı alındığına dair uyarı görünür bir biçimde yer almaktadır. ŞİRKET tarafından yürütülen güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti, ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir. Ayrıca, söz konusu faaliyetler kapsamında ŞİRKET tarafından kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak KVKK başta olmak üzere ilgili tüm mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmektedir. Mahremiyetin yüksek olduğu yerlerde ise görüntüleme yapılmamaktadır.

  1. BÖLÜM: ŞİRKET BİNA GİRİŞLERİNDE VE İÇERİSİNDE YÜRÜTÜLEN MİSAFİR GİRİŞ ÇIKIŞLARININ TAKİBİ

ŞİRKET tarafından; güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla, ŞİRKET binalarında misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

V.BÖLÜM: ATÜ BİNALARINDA ZİYARETÇİLERE SAĞLANAN İNTERNET ERİŞİMLERİNE İLİŞKİN KAYITLARIN SAKLANMASI

ŞİRKET tarafından güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla; ŞİRKET tarafından Bina içerisinde kaldığı süre boyunca talep eden ziyaretçilere internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerine ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya ŞİRKET içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir.

  1. BÖLÜM: YÜRÜRLÜK VE UYGULAMA

Bu Politika 09.04.2018 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika’nın tamamının veya belirli maddelerinin güncellenmesi durumunda güncellemeler yayımlandıkları tarihte yürürlüğe girer. Politika en güncel hali ile www.ozenismakina.com.tr sitesinde yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur. KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.

BÖLÜM 3. ROL VE SORUMLULUKLAR

Politika, “Oftaş Otomotiv” Hukuk Müşavirliği, Bilgi İşlem ve İnsan Kaynakları tarafından takip edilir.

– Veri Sorumlusu; ŞİRKET veri tabanında kayıtlı olan kişisel verilerin, işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyerek, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olup ve Veri Sorumluları Sicili açıldığında veri sorumlusu kaydını gerçekleştirerek, kayıtlı veri sorumlusu sıfatına haiz olacağını beyan eder.

– Veri Sorumlusu Temsilcisi; ŞİRKET bünyesinde yer alan tüm iştirakler için Veri Sorumluları Sicili kurulduğu zaman Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt için gerekli olan veri sorumlusu temsilcisi atanması gerçekleştirecek olup işbu kişi tüm kişisel verilerin korunması ve işlenmesi, güvenlik önlemlerinin alınması ve düzenli denetimlerin yapılması faaliyetlerinin yönetilmesi ve yürütülmesinden sorumlu bir uzman olacaktır.

– Veri İşleyen; ŞİRKETİN verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler

– Sorumluluk; Kişisel verilerin ŞİRKET adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi halinde ise veri sorumlusu olarak ŞİRKET ile veri işleyen kişiler tedbirlerin alınması konusunda müştereken sorumlu olurlar. ŞİRKET; veri sorumlusu olarak, kendisi ile kişisel verilerini paylaşan ilgili kişilere sağladıkları güvenin; iş ortakları, hizmet sağlayıcı, tedarikçi ve yüklenicileri tarafından da aynı şekilde sürdürülmesinin sağlanması için periyodik olarak, veri işleyenlerin gizlilik politikasına uyumunu denetler.

BÖLÜM 4. YÜRÜTME

Bu Politika’yı ATÜ Turizm İşletmeciliği A.Ş. Hukuk Müşavirliği, Bilgi İşlem ve İnsan Kaynakları yürütür.

BÖLÜM 5 EKLER

EK-1 Veri Sahibi Başvuru Formu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda  (KVKK)  ilgili  kişi  olarak  tanımlanan  kişisel  veri sahibine (Başvuru Sahibi), KVK K.nun 11. maddesinde düzenlenmiş olan hakları ile  ilgili  olarak  veri sorumlusuna başvurma imkânı tanınmıştır.

KVK K.nun 13. maddesinin birinci fıkrası gereğince; kişisel veri sahibinin haklarına ilişkin taleplerini yapacakları yazılı başvuru ile veri sorumlusu olan Şirketimize bildirmeleri veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu (Kurul) tarafından belirlenen diğer yöntemlerle   tarafımıza   ulaştırmaları gerekmektedir.

Bu çerçevede Şirketimize yapılacak başvurular, yazılı olarak ve işbu formun çıktısı alınarak;

  • Başvuru Sahibi’nin şahsen başvurusu ile,
  • Noter vasıtasıyla,
  • Başvuru Sahibi  tarafından  5070  sayılı  Elektronik  İmza  Kanunu’nda  tanımlı  olan  “güvenli elektronik imza” ile imzalanarak ozenismakina@hs01.kep.tr kayıtlı elektronik posta adresine gönderilmek  suretiyle  tarafımıza

Aşağıda  yazılı  başvuruların  ne  şekilde  tarafımıza  ulaştırılacağına  ilişkin  yazılı  başvuru  kanalları  hakkında bilgi verilmektedir.

Başvuru Yöntemi Başvurunun    YapılacağıAdres Gönderinin Üzerinde Yer AlmasıGereken Bilgi
Şahsen başvuru(Başvuru sahibinin bizzat gelerek kimliğini  tevsik edici

belge  ile başvurması)

Batı Sitesi Mah. Fatih Sultan Mehmet Bulvarı No:474 Yenimahalle Ankara Zarfın   üzerine   “Kişisel   VerilerinKorunması   Kanunu  Kapsamında

Bilgi Talebi” yazılacaktır.

Noter vasıtasıylatebligat Batı Sitesi Mah. Fatih Sultan Mehmet Bulvarı No:474 Yenimahalle Ankara Tebligat zarfına “Kişisel Veriler in Korunması Kanunu KapsamındaBilgi Talebi” yazılacaktır.
“Güvenli elektronik imza” ile imzalanar ak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yoluyla gönderim info@oftasotomotiv.com E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.

Ayrıca,  Kurul tarafından yukarıda belirtilenlerin dışında diğer bir yöntem belirlendiği takdirde bu yöntemler üzerinden başvuruların ne şekilde yapılacağı Şirketimizce duyurulacaktır.

Tarafımıza  iletilmiş   olan   başvurularınız  KVK   K.nun  13.  maddesinin  2.  fıkrası   gereğince,  talebin  niteliğine göre  talebinizin   bizlere   ulaştığı  tarihten   itibaren   otuz  gün  içinde  cevaplanacaktır.  Cevabımız   KVK   K.nun 13. maddesi hükmü gereğince yazılı veya elektronik ortamda tarafınıza ulaştırılacaktır.